Nota Fiscal - Uso Denegado
Motivos para uma nota fiscal ser denegada
Uma NF-e pode ser denegada por pelo menos três motivos:
- Irregularidades do emissor da NF-e com o Fisco;
- Irregularidades do destinatário da NF-e com o Fisco;
- O destinatário da NF-e não está habilitado a operar naquela Unidade da Federação.
Para solucionar o problema, é preciso consultar a Sefaz do estado da parte onde a questão aconteceu. Como a denegação pode ocorrer tanto em operações intraestaduais como interestaduais, pode ser preciso consultar a Sefaz de outra região do País.
Entre as principais irregularidades que podem acontecer tanto do lado do emissor quanto do destinatário estão:
- Inscrição Estadual suspensa, cancelada ou em baixa;
- Cadastro desatualizado na Sefaz;
- Inadimplência de impostos;
- Uso do número de uma nota fiscal que já foi denegada;
- Falta de autorização para prestação de serviços naquele estado do Brasil.
A notificação de denegação da nota, feita pela Sefaz, indica se o problema aconteceu no emissor, no destinatário ou se diz respeito ao número da NF-e. Dessa forma, é possível acessar a respectiva Sefaz para tomar conhecimento das causas da denegação.
É importante destacar que cada estado pode definir diferentes critérios para a situação de irregularidade que leva à denegação. Por isso, contatar a Secretaria da Fazenda do seu estado (ou do estado do destinatário da NF-e) é uma forma de se precaver contra a denegação.
Como resolver uma nota fiscal denegada
Uma vez recebido o aviso de denegação da nota fiscal e identificado quem está irregular perante o Fisco, é preciso entrar em contato com a Sefaz para regularizar a situação. É importante ressaltar que o emissor não pode solucionar um problema do destinatário – no máximo alertar que existe uma pendência.
É possível acessar o site do SINTEGRA para visualizar se sua empresa ou o destinatário está com irregularidades na Inscrição Estadual (entre no site, escolha o estado e digite o número do CNPJ). Caso exista alguma pendência, informe o destinatário da nota – ou, se você estiver com a pendência, resolva-a o mais rapidamente possível para que possa voltar a emitir os documentos fiscais.
Desse ponto em diante, a parte irregular precisa acessar sua Sefaz para regularizar a situação – somente depois disso será possível emitir uma nova NF-e.
Quando o número de notas fiscais emitidas é pequeno, a empresa pode lidar individualmente com os fornecedores ou clientes para solucionar o problema. Mas, com o crescimento do negócio, esse processo manual pode reduzir a produtividade e atrapalhar o desempenho da empresa. É por isso que soluções tecnológicas que automatizem a emissão de notas fiscais são uma ferramenta importante: elas permitem acelerar a solução de problemas e criam fluxos claros de informação, para que qualquer pendência seja identificada e encaminhada rapidamente.
Cuidados adicionais com notas fiscais denegadas
Um erro frequente é acreditar que uma nota denegada não precise ser registrada ou armazenada. A Lei 5.172 do Código Tributário Nacional, porém, determina que mesmo notas denegadas precisam ser registradas e mantidas em arquivo por um período de 5 anos, além do ano de emissão (ano vigente).
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